Centre d'aide

Rendez-vous sur app.horaly.be/inscription.html, indiquez le nom de votre entreprise, votre email, un mot de passe et un code PIN administrateur à 4 chiffres. Votre compte démarre en plan Gratuit (jusqu'à 2 salariés), sans carte bancaire et sans limite de durée.

Vous recevez ensuite un email de bienvenue avec les premières étapes. S'il n'arrive pas, regardez dans vos courriers indésirables.

• Tablette ou téléphone Android (recommandé) : installez l'app « Horaly – Pointage salariés » depuis le Google Play Store.
• iPhone ou iPad : il n'y a pas d'app à installer. Ouvrez app.horaly.be/ouvrier.html dans Safari, puis, si vous le souhaitez, « Partager » → « Sur l'écran d'accueil » pour obtenir une icône.
• Ordinateur : la même adresse fonctionne dans n'importe quel navigateur.

Vous pouvez utiliser une tablette partagée (posée à l'entrée ou au comptoir) ou laisser chaque salarié pointer depuis son propre téléphone, ou les deux.

Dans votre espace employeur : Paramètres → Application mobile, ou sur la fiche d'installation (Salariés → Fiche d'installation). C'est un code de 6 caractères, à saisir une seule fois sur chaque tablette ou téléphone.

1. Ouvrez Salariés → Fiche d'installation.
2. Imprimez la fiche, ou envoyez-la par email au salarié depuis le même écran.
3. Le salarié scanne le QR code : il ouvre Horaly sur le Play Store. Il installe, saisit le code entreprise, choisit son nom et tape son PIN.

Aucune activation n'est nécessaire de votre côté : tous les salariés de la liste peuvent utiliser l'app.

Il doit d'abord désinstaller l'ancienne version (appui long sur l'icône → Désinstaller), puis installer celle du Play Store. Sinon, le téléphone refuse l'installation. Aucune donnée n'est perdue : tout est enregistré en ligne.

Salariés → Ajouter un salarié : prénom, nom et, si vous voulez, un code PIN à 4 chiffres. Si vous laissez le PIN vide, le salarié choisira lui-même le sien lors de son premier pointage.

Le plan Gratuit est limité à 2 salariés. Au-delà, Horaly vous propose de passer au Pro (9 € HTVA/mois, salariés illimités).

Dans Salariés, ouvrez sa fiche et cliquez sur Changer PIN pour lui en donner un nouveau. Le salarié peut ensuite le modifier lui-même dans l'app, onglet Profil → Code PIN.

Après 5 codes PIN erronés, l'accès de ce salarié est bloqué temporairement pour éviter qu'on devine son code : quelques secondes sur la tablette, jusqu'à 15 minutes sur l'app. Attendez la fin du délai, ou donnez-lui un nouveau PIN (voir ci-dessus).

Dans la fiche du salarié, choisissez le statut Étudiant ou Flexi-job.

• Étudiant : Horaly compte ses heures de l'année et affiche une jauge de son contingent. Indiquez les heures déjà prestées ailleurs cette année (attestation student@work).
• Flexi-job : renseignez son taux horaire et ce qu'il a déjà perçu ailleurs, pour suivre le plafond fiscal (sauf pensionné).

Ces estimations sont indicatives : votre secrétariat social reste la référence.

Dans la fiche du salarié : taux horaire (pour l'estimation du coût salarial), régime en heures par semaine (sinon celui de l'entreprise s'applique), et quota de congés annuels.

Dans sa fiche : Supprimer. Avant de le faire, exportez ses heures (rapport PDF ou CSV du mois) : vous devez conserver les enregistrements du temps de travail.

1. Sélectionnez votre nom (sur une tablette partagée).
2. Tapez votre code PIN à 4 chiffres.
3. Appuyez sur Commencer la journée, puis Prendre une pause / Reprendre le travail, et Fin de journée en partant.

L'écran revient tout seul à l'accueil après environ 2 minutes sans action : le salarié suivant peut pointer.

Votre employeur a activé le mode simplifié (début et fin de journée uniquement). Il se règle dans Paramètres → Paramètres horaires.

Le pointage continue de fonctionner : il est enregistré sur l'appareil puis envoyé automatiquement dès que la connexion revient. Un petit indicateur « Hors ligne » ou « Sync » apparaît en attendant.

N'effacez pas les données de l'app et ne vous déconnectez pas tant que l'indicateur est affiché : les pointages en attente seraient perdus. Horaly refuse d'ailleurs la déconnexion tant qu'il en reste.

Si l'employeur l'a activée, une photo est prise au pointage pour vérifier que chacun pointe pour lui-même. Elle peut être suggérée (le salarié peut passer) ou obligatoire, au début et à la fin seulement ou à chaque action. Les photos sont conservées 30 jours.

Le téléphone demande l'autorisation d'utiliser la caméra au premier pointage concerné. Pas de photo hors connexion. En cas de panne de caméra, le pointage passe quand même, marqué « photo manquante ».

Dans l'app : l'accueil affiche le temps travaillé aujourd'hui et cette semaine ; l'historique montre chaque mois, jour par jour ; l'onglet planning affiche la semaine prévue (si l'employeur utilise le planning).

Onglet Pointages → bouton de modification sur la ligne concernée. Changez la date ou l'heure, puis indiquez un motif (obligatoire). Toute modification est tracée : ancienne valeur, nouvelle valeur, motif et date.

Sur téléphone ou tablette, l'heure se tape au pavé numérique : 1530 donne 15:30, 830 donne 08:30.

Onglet Pointages → Ajouter un pointage manuellement : salarié, type (travail ou pause), début, fin et une note. Le pointage est marqué comme ajout manuel.

Il apparaît encore « Au travail » dans le Tableau de bord. Clôturez sa session en indiquant l'heure réelle de fin. Vous pouvez aussi corriger le pointage ouvert depuis l'onglet Pointages.

Avec le plan Pro, un email récapitule chaque soir ces oublis et autres anomalies.

Vérifiez la date en plus de l'heure : une fin le lendemain d'une nuit de travail doit porter la date du lendemain. L'heure s'écrit en 24 h (de 00:00 à 23:59). Un champ en rouge signale une heure impossible.

Le mois est probablement clôturé : ses pointages sont alors verrouillés. Pour corriger, rouvrez le mois (voir « Rapports et secrétariat social »). La réouverture demande un motif et reste tracée.

Onglet Planning → Enregistrer une absence : choisissez le salarié, le type (maladie, congé, absent), la période et une note éventuelle (par exemple « certificat reçu »). Disponible aussi en plan Gratuit.

Les absences apparaissent dans le rapport PDF du mois, avec le total de jours par salarié.

Onglet Planning : définissez les horaires habituels de chaque salarié, jour par jour, avec plusieurs créneaux possibles et une pause. Vous pouvez copier la semaine précédente et imprimer le planning. Le salarié voit son planning dans l'app.

Grâce au planning, Horaly sait qui devait être présent : il repère les absences non justifiées et calcule mieux les heures supplémentaires.

Depuis l'app, le salarié envoie une demande (congé payé, récupération, paiement d'heures supplémentaires si vous l'autorisez). Vous l'approuvez ou la refusez dans l'onglet Planning ; le salarié voit la réponse dans Mes demandes.

Si vous activez Paramètres → Validation mensuelle par le salarié, chaque salarié confirme dans son app les heures du mois écoulé (« Je valide mes heures »). En cas d'erreur, il doit vous la signaler avant de valider.

Tableau de bord → Rapports : choisissez la période (cette semaine, ce mois, ou des dates précises), puis Rapport PDF ou Export CSV.

Le PDF détaille, par salarié et par jour, les entrées et sorties, les pauses, les heures supplémentaires et les absences, avec un emplacement pour les signatures. Le navigateur ouvre la fenêtre d'impression : choisissez « Enregistrer au format PDF » pour garder le fichier.

Si rien ne s'ouvre, autorisez les fenêtres pop-up pour app.horaly.be dans votre navigateur.

Une fois le mois clôturé (Pointages → Clôture mensuelle), ses pointages et absences sont verrouillés : plus aucune modification possible. C'est conseillé avant de transmettre les heures au secrétariat social.

Besoin de corriger ? Rouvrir le mois demande un motif. La réouverture est tracée, et votre secrétariat voit qu'un mois a été rouvert et pourquoi.

Paramètres → Accès secrétariat social : saisissez le code partenaire de votre secrétariat. Il voit alors, en lecture seule, le récapitulatif mensuel de vos salariés (jours et heures prestés, pauses, maladies, congés, absences) et peut l'exporter. Vous pouvez retirer l'accès à tout moment.

Votre secrétariat n'est pas encore partenaire ? Le même écran propose un message tout prêt à lui envoyer. L'accès partenaire est gratuit pour lui.

Renseignez l'email de votre secrétariat dans Paramètres → Paramètres légaux, puis utilisez Envoyer au secrétariat social dans les Rapports.

Jusqu'à 2 salariés, sans limite de durée : pointage par code PIN, tableau de bord en temps réel, mode hors ligne, corrections tracées, absences et maladies, rapport PDF mensuel, export CSV, clôture du mois, accès secrétariat, français et néerlandais.

9 € HTVA par mois ou 90 € HTVA par an (2 mois offerts), sans engagement. Tout le Gratuit, plus : salariés illimités, planning, demandes de congé, alertes email d'anomalies, photo au pointage, estimation du coût salarial, taux de majoration, plusieurs sites, envoi direct au secrétariat social.

Paramètres → Mon abonnement → Passer au Pro (mensuel ou annuel). Le paiement se fait par carte via Stripe ; indiquez votre numéro de TVA pour une facture conforme. Le Pro s'active dès le paiement confirmé.

Paramètres → Mon abonnement → Gérer mon abonnement ouvre votre espace de paiement sécurisé : vous y retrouvez vos factures, changez de carte, passez du mensuel à l'annuel ou résiliez.

Votre compte repasse en plan Gratuit à la fin de la période payée. Vos données sont conservées. Au-delà de 2 salariés, vous ne pourrez plus en ajouter, et les fonctions Pro sont mises en pause.

Sur l'écran de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié ? et suivez le lien reçu par email (pensez aux indésirables). Une fois connecté, vous pouvez aussi le changer dans Paramètres → Sécurité.

Sur la tablette de pointage, il protège l'accès à votre espace employeur : sans lui, un salarié ne peut pas ouvrir le tableau de bord. Vous le changez dans Paramètres → Sécurité → PIN admin, depuis un ordinateur connecté avec votre email et votre mot de passe.

Sur l'écran « Accès admin » de la tablette, touchez PIN oublié ?, saisissez le mot de passe de votre compte, puis choisissez un nouveau PIN à 4 chiffres. Une connexion internet est nécessaire.

Mot de passe oublié lui aussi ? Réinitialisez-le d'abord avec Mot de passe oublié ? sur l'écran de connexion.

Paramètres → Sécurité → Se déconnecter de cet appareil. Vos données restent en ligne ; il suffira de se reconnecter. Si des pointages hors ligne ne sont pas encore envoyés, Horaly vous demande d'abord de reconnecter l'appareil à internet.

Dans Paramètres → Paramètres horaires : mode simplifié, seuil d'heures supplémentaires par jour, pause obligatoire (en minutes), tolérance de retard, plage horaire de travail.

Dans Paramètres → Paramètres légaux : régime de travail (heures par semaine), commission paritaire, secrétariat social. Les taux de majoration (heures sup, samedi, dimanche, jours fériés) sont dans Taux de majoration Pro.

Paramètres → Apparence & langue. Chaque salarié peut aussi choisir sa langue dans son app.

Horaly se met à jour tout seul. Si un changement n'apparaît pas : sur ordinateur, rechargez la page avec Ctrl + F5 ; sur tablette ou téléphone, fermez complètement l'app puis rouvrez-la.

Vérifiez le code dans Paramètres → Application mobile : 6 caractères, sans espace. Il ne contient ni O, ni 0, ni I, ni 1, ni L, pour éviter les confusions.

Vérifiez qu'il est bien dans l'onglet Salariés, puis fermez et rouvrez l'app sur la tablette pour recharger la liste.

L'autorisation a sans doute été refusée. Sur Android : Paramètres du téléphone → Applications → Horaly → Autorisations → Appareil photo → Autoriser. Sur iPhone (Safari) : Réglages → Safari → Appareil photo → Autoriser.

Une ancienne version installée hors Play Store est encore présente : désinstallez-la, puis réessayez. L'app fonctionne sur Android 7 et plus récent.

Regardez dans les courriers indésirables et ajoutez bonjour@horaly.be à vos contacts. Les emails sont envoyés à l'adresse de votre compte employeur.

Cette fonction fait partie du plan Pro. Vous pouvez passer au Pro depuis ce message, ou depuis Paramètres → Mon abonnement.

Dans l'Union européenne, dans une base de données sécurisée. Chaque entreprise n'a accès qu'à ses propres données, et les codes PIN sont chiffrés. Les données ne sont jamais revendues ni utilisées pour de la publicité.

À tout moment, depuis les Rapports (PDF ou CSV, sur la période de votre choix). Même si votre compte est suspendu, l'export de vos pointages reste disponible.

Il s'adresse à son employeur, qui peut le retirer de la liste des salariés, ou nous écrit à contact@horaly.be. Attention : la loi impose à l'employeur de conserver certains enregistrements du temps de travail pendant une durée légale.

Pour le détail, consultez notre politique de confidentialité.