Configurer votre entreprise
À votre première connexion, rendez-vous dans les Paramètres pour définir les réglages de base de votre entreprise :
- Le régime horaire par défaut (par exemple 38h/semaine)
- La langue de l'interface (français ou néerlandais)
- Vos coordonnées d'entreprise, qui apparaîtront sur les rapports
Pas besoin de tout régler parfaitement maintenant. Vous pourrez ajuster ces réglages à tout moment.
Ajouter vos salariés
Dans l'onglet Salariés, cliquez sur Ajouter un salarié. Pour chacun, indiquez :
- Son prénom et nom
- Un code PIN à 4 chiffres (ou laissez vide : le salarié le choisira lui-même à son premier pointage)
- Son statut : ouvrier, employé ou étudiant
Vous employez des étudiants ? Choisissez le statut « Étudiant » : Horaly suit automatiquement leur contingent d'heures et vous prévient avant tout dépassement du quota annuel.
Installer la pointeuse
La pointeuse, c'est l'écran sur lequel vos salariés pointent. Vous avez deux options selon votre matériel.
📟 Sur une tablette Android (recommandé)
Installez l'application Horaly sur une tablette posée à l'entrée ou au comptoir :
- Depuis l'onglet Salariés, ouvrez Inviter des salariés
- Sur la tablette, scannez le QR code : il ouvre l'application Horaly sur le Google Play Store (ou cherchez « Horaly – Pointage salariés » dans le Play Store)
- Installez l'application, puis saisissez votre code entreprise (affiché sur le même écran)
📱 Sur iPhone / iPad (via navigateur)
Pas de tablette Android ? Vos salariés peuvent pointer depuis Safari, en ouvrant le lien app.horaly.be/ouvrier.html. Ils saisissent le code entreprise une fois, puis pointent normalement.
Vous aviez installé Horaly sur une tablette ou un téléphone avant son arrivée sur le Google Play Store ? Désinstallez d'abord l'ancienne version, puis installez celle du Play Store.
Vos salariés pointent
Une fois la pointeuse installée, l'usage quotidien est très simple pour vos salariés :
- Ils sélectionnent leur nom sur l'écran
- Ils saisissent leur code PIN
- Ils pointent leur arrivée, leurs pauses et leur départ
C'est tout ! Chaque pointage est enregistré automatiquement et remonte en temps réel dans votre tableau de bord.
Suivre et exporter les heures
Depuis votre tableau de bord, vous visualisez en un coup d'œil :
- Qui est présent en ce moment
- Les heures prestées de chacun, comparées aux heures prévues (avec un code couleur : à l'objectif, en retard, ou en heures supplémentaires)
- Le coût salarial estimé du mois
En fin de mois, exportez tout en un clic : rapport PDF ou export CSV à transmettre à votre secrétariat social. Avec le plan Pro, Horaly l'envoie directement à votre secrétariat.
Questions fréquentes
Faut-il installer quelque chose sur mon ordinateur ?
Non. Vous gérez tout depuis votre navigateur, sur app.horaly.be. Seule la pointeuse (tablette ou téléphone des salariés) utilise l'application.
La photo au moment du pointage, c'est obligatoire ?
Non, elle est désactivée par défaut. Avec le plan Pro, vous pouvez l'activer si vous le souhaitez, pour vérifier visuellement les pointages. Si vous l'activez, pensez à en informer vos salariés.
Comment fonctionne le suivi des étudiants ?
Quand vous donnez le statut « Étudiant » à un salarié, Horaly compte ses heures de l'année et affiche une jauge de son contingent. Vous saisissez ses heures déjà prestées ailleurs (via son attestation student@work), et Horaly vous alerte au planning avant tout dépassement du quota annuel.
Comment enregistrer une absence ou une maladie ?
Dans l'onglet Planning, utilisez « Enregistrer une absence » : choisissez le salarié, le type (maladie, congé, absent), la période, et Horaly marque automatiquement les jours concernés. Les absences apparaissent ensuite dans le rapport PDF du mois. Disponible aussi en Gratuit.
Horaly est-il vraiment gratuit ?
Oui, jusqu'à 2 salariés et sans limite de durée : pointage, tableau de bord, mode hors-ligne, rapport PDF mensuel et export CSV. Aucune carte bancaire n'est demandée. Dès le 3e salarié, ou pour le planning, les alertes, la photo au pointage et l'envoi direct au secrétariat social, passez au Pro (9 € HTVA/mois ou 90 €/an, sans engagement) depuis Paramètres → Mon abonnement. Si vous l'arrêtez, vous repassez en Gratuit : vos données sont conservées.
D'autres questions ? Consultez le centre d'aide.